INCAS Import Client
Verwandte Artikel: Import von Adresspools.
Das Import-Tool dient dazu, um Adresspools in die Datenbank einzuspielen. Das Import-Tool erwartet Ihren Adresspool im Format einer MS-Access-Datenbank (Endung *.mdb). Sollten Ihre Adressen im xls- oder csv-Format vorliegen, müssen Sie diese Daten zunächst in eine MS-Access-Datenbank importieren, bevor Sie das Import-Tool nutzen können.
Führen Sie nun den eigentlichen Import-Prozeß in folgenden Schritten durch:
Schritt 1:
Starten Sie die ausführbare Datei Kimport.exe.
Schritt 2:
Unter der ersten Registerkarte Template wählen Sie zunächst über Apply das passende Template aus. Ein Template entspricht einer Formatbeschreibung Ihrer Adressdatei. Hier werden alle Ihre im folgenden getätigten Einstellungen (Feldzuordungen, Kampagnen usw.) abgelegt. Sie können verschiedene Templates anlegen, verwalten und immer wieder neu zum Import von Adresspools verwenden.
Schritt 3:
Wechseln Sie zur Registerkarte Campaign. Hier legen Sie fest, zu welcher Kampagne die Daten hinzugefügt werden sollen. Wählen Sie unter Available campaigns die gewünschte Kampagne aus und aktivieren Sie diese durch das Anklicken von in template.
Schritt 4:
In der Registerkarte Data source fügen Sie unter File Ihre MS-Access-Datei mit den Adress-Datensätzen (*.mdb) hinzu. Unter Table wird die Adressen-Tabelle innerhalb der mdb-Datei ausgewählt. Unter sort by wählen Sie eine passende Sortierung aus (Standard ist die Sortierung über das Feld ID). Unter Preview erhalten Sie eine Vorschau auf die Daten. Das Vorschau-Fenster kann einfach geschlossen werden. Über Apply speichern Sie die getätigten Einstellungen.
Schritt 5:
Aktivieren Sie jetzt die Registerkarte Assign fields. Hier werden die Zuordnungen von den Quellfeldern der mdb-Datei zu den Zielfeldern in der Datenbank getroffen. Klicken Sie dazu in der linken Spalte (source fields) die mdb-Datei an. Dadurch aktiviert sich die mittlere Spalte (table), in der Sie jetzt die Ziel-Kampagne und innerhalb der Zielkampagne die Zieltabelle (meist Kontakte) auswählen. In der rechten Spalte (target fields) werden jetzt die Felder der ausgewählten Kampagnen-Zieltabelle aufgelistet. Die Verbindung zwischen Quellfeld in der linken Spalte und Zielfeld in der rechten Spalte stellen Sie her, indem Sie ein Feld in der linken Spalte anklicken und auf das zugehörige Zielfeld in der rechten Spalte doppelklicken.
Über die Kästchen in der rechten Spalte können Sie für das entsprechende Feld eine Dublettenprüfung, d.h. eine Prüfung auf doppelte Datensätze, aktivieren (siehe dazu auch Schritt 6). Dies ist besonders für das Feld Telefonnummer nützlich, um zu verhindern, dass Rufnummern doppelt in die Kontakte-Datenbank importiert werden. Setzen Sie das Häkchen neben dem Feld, das Sie auf doppelte Datensätze prüfen möchten. Sie können auch mehrere Felder auswählen.
Speichern Sie Ihre Zuordnungen jetzt abschließend über save & use.
Schritt 6:
Wechseln Sie zur Registerkarte Import.
Nehmen Sie zunächst abschließende Einstellungen vor.
Auf der linken Seite können Sie globale Einstellungen zur Dublettenprüfung tätigen:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| off | Die Dublettenprüfung wird in allen Fällen deaktiviert. In diesem Fall werden die Häkchen, die in Schritt 5 zur Dublettenprüfung gesetzt wurden, nicht berücksichtigt. |
| campaign | Die Dublettenprüfung wird nur in bestimmten Kampagnen durchgeführt. |
| global | Die Dublettenprüfung wird in allen Fällen durchgeführt. |
Bevor Sie die Daten nun endgültig einspielen, können Sie den Importprozeß simulieren bzw. testen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Legen Sie dazu die Anzahl der zu testenden Datensätze (Test cases) fest und starten Sie die Import-Simulation über Start test. Fehlermeldungen informieren Sie über das Ergebnis des Tests.
Ist der Test zu Ihrer Zufriedenheit verlaufen, starten Sie den endgültigen Import durch Start. Am Ende des Importprozesses bestätigen Sie diesen in der Regel mit OK. Möchten Sie den Import an dieser Stelle noch rückgängig machen, gibt Ihnen Rollback die Möglichkeit dazu.
Weitere Schritte:
Nachdem Sie Ihre Adressen über das Importtool eingelesen haben, müssen Sie diesen Datenpool noch explizit aktivieren. Was Sie hierzu tun müssen, erfahren Sie unter Import von Adresspools.
