Individueller Export

Für jede Kampagne können Sie individuelle Exporte definieren.

Wählen Sie zunächst die gewünschte Kampagne aus.

In der Liste darunter werden Ihnen jetzt alle zu dieser Kampagne definierten Exporte aufgelistet.

Für jeden Export können Sie der Auflistung folgende Informationen entnehmen:

Export

Name des Exports

letzte Aktion

Datum des zuletzt ausgeführten Exports

Format

Format des Exports

letzte Datei

Hier wird der letzte ausgeführte Export als File angezeigt. Dieser steht durch Anklicken zum Download bereit.

Neue Datensätze

In der Spalte "Neue Datensätze" wird angezeigt, ob seit dem letzten Ausführungsdatum des Exports neue Datensätze vorliegen, die auf die Exportdefinition passen. Interpretieren Sie die Angaben also wie folgt:

• Anzahl = 0: Ein neuer Export bringt keine neuen Ergebnisse.
• Anzahl > 0: Ein neuer Export macht Sinn, da neue Datensätze in der angegebenen Anzahl vorliegen.

Wählen Sie jetzt:

Icon	Funktion
	Definition eines neuen Exports
	Bearbeiten des Exports
	Löschen des Exports
	Vorschau auf die ersten 100 Datensätze, die ein neuer Export gemäß dieser Exportdefinition ergeben würde. Ist die nebenstehende Anzahl neuer Datensätze 0, liegen keine Datensätze für die Vorschau vor. Das Symbol wird entsprechend nicht eingeblendet.
	Ausführen des Exports. Sofern die Anzahl neuer Datensätze 0 ist, wird das Symbol nicht angezeigt, weil ein erneuter Export keinen Sinn machen würde.
	Hier können Sie besondere Einstellungen für Ihren Export vornehmen. Z.B. können Sie ihn auf Termin legen, immer regelmäßig zu festgelegten Zeitpunkten ausführen oder direkt an einen Empfänger per Mail versenden.
	Historie: Auflistung aller Zeitpunkte, zu denen dieser Export in der Vergangenheit ausgeführt wurde. Die einzelnen Exportdateien können durch Anklicken der File-Links eingesehen werden. Löschen Sie Eintragungen in der Historie über .
	Kopieren dieses Exports, entweder innerhalb der gleichen oder in eine andere Kampagne

Anlegen einer neuen Exportdefinition

Gehen Sie bei Ihrer Exportdefinition in folgenden Schritten vor:

Wählen Sie . Es öffnet sich die Maske, in der Sie Ihre Exportdefinition festlegen.

Gehen Sie jetzt in folgenden zwei Schritten vor:

1. Schritt: Exportbedingungen festlegen

2. Schritt: Exportierte Felder festlegen

Abschließend schließen Sie das Fenster zur Exportdefinition über Klick auf die rechte obere Fensterecke. Der neue Export wird Ihnen jetzt in der Liste aller Exporte zu dieser Kampagne angezeigt.

Exportbedingungen festlegen

Vergeben Sie zunächst einen sprechenden Namen für Ihren Export.

Legen Sie im oberen Teil der Maske jetzt fest, auf welche Datensätze sich Ihr Export beziehen soll.

Schlüssel

Hier legen Sie den Datenpool fest, auf dem der Export arbeiten soll. Sie können entweder auf einem speziellen Datenpool (Kampagnenschlüssel) arbeiten oder den Export auf alle Datenpools innerhalb der Kampagne (alle Schlüssel) beziehen. Wenn Sie Neu angelegte Datensätze wählen, bezieht sich der Export nur auf Datensätze, die manuell angelegt wurden.

Status

Wählen Sie hier aus, welche Status die exportierten Datensätze haben sollen. Bei alle Status wird beim Export nicht über den Status gefiltert.

Bearbeiten

Wählen Sie hier Alle aus.

Bereich

Stellen Sie ein, welche Datensätze Sie beim Export betrachten möchten:

• Nur Neue: Hier werden bereits exportierte Datensätze nicht mehr berücksichtigt.
• Auch bereits exportierte: Hier werden Datensätze, die bereits schon exportiert wurden, nochmals mit betrachtet.

Stornos

Hierüber können Datensätze herausgefiltert werden, die auf unterschiedliche Weisen als Stornos markiert sind.

Zeitraum

An dieser Stelle können Sie eine zeitliche Einschränkung der exportierten Datensätze vornehmen. Definieren Sie die Zeitspanne über die Felder Start und Ende mittels Kalendereingabe. Zusätzlich können Sie einschränken, welche Aktion im definierten Zeitraum mit dem Datensatz passiert sein soll:

• Kontakt angelegt: Der Kontakt ist angelegt worden.
• Kontakt geändert: Der Kontakt ist geändert worden.
• GLF-Durchlauf angelegt: Der Gesprächsleitfaden wurde durchlaufen.
• Fällig am: Der Kontakt wurde fällig.
• Vorgang abgeschlossen: Der Vorgang wurde abgeschlossen.

Wählen Sie Keine Einschränkung, wenn Sie alle Datensätze exportieren möchten, an denen innerhalb der Zeitspanne gearbeitet wurde.

Ergebnis

Selektieren Sie die exportierten Datensätze über das Gesprächsergebnis (Erfolg, Kein Erfolg, Neutral). Wenn Sie alle Ergebnisse wählen, wird über das Gesprächsergebnis nicht gefiltert.

Export Format

Legen Sie fest, in welchem Format Ihre Daten exportiert werden sollen:

• Excel
• CSV
• Tab-Stop
• XML

PDD-Status

Nur relevant bei Einsatz des Predictive Dialers (PDD). Selektieren Sie über diese Auswahlmöglichkeit Datensätze mit folgenden PDD-Status:

• PDD Limit erreicht: Datensätze, die der PDD auch bei wiederholten Versuchen nicht erreichen konnte.

• Ungültige Rufnummern: Datensätze, deren Rufnummer vom PDD als ungültig festgestellt wurden.

• Umleitung/Mailbox: Datensätze, die vom PDD als Umleitung bzw. Mailbox erkannt wurden.

Über Alle PDD Status wird keine Filterung über den PDD Status vorgenommen.

Erste Zeile enthält Spaltennamen

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Ihre Exportdatei mit Spaltennamen versehen ist (empfohlen).

Berücksichtige importierte Datensätze

Dieser Parameter hat zur Zeit keine Bedeutung.

Vorschau Anzahl der Datensätze

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie auf der Exportübersicht eine Vorschau auf neue Datensätze wünschen (empfohlen).

Speichern Sie die Exportbedingungen über

Exportierte Felder festlegen

Nachdem Sie Ihre Exportdefinition im oberen Teil der Maske abgespeichert haben, wird die Liste aller Felder freigeschaltet, die zu einem Kontakt exportiert werden können. Exemplarisch seien hier die wichtigsten Exportfelder genannt. Weitere mögliche Exportfelder erklärt Ihnen unser Support-Team bei Bedarf gerne auf Rückfrage.

Tabelle	Feld	Bedeutung
Kontakte	sämtliche	Kundendaten
Dynamische Felder	sämtliche	Zusätzliche Felder zur Kampagne
Aktueller Status	Status	Status des Gesprächsabschlusses
	Interner Status	Interner Status des Gesprächsabschlusses
	tsaction	Wann wird der Kontakt das nächste Mal angerufen?
	vkagent	Agent, der den Abschluss gemacht hat
	vkts	Wann wurde der Abschluss gemacht?
Bankdaten	sämtliche	Bankdaten
Kreditkartendaten	sämtliche	Kreditkartendaten

Wählen Sie jetzt aus dieser Liste alle Felder aus, die Sie exportieren möchten. Sie können ein oder mehrere Felder gleichzeitig auswählen. Mit fügen Sie diese der Liste Ihrer Exportfelder hinzu. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen.

In der Liste Ihrer Exportfelder unten in der Maske können Sie nun weitere Einstellungen vornehmen.

Exportfelder sortieren

Markieren Sie das Feld, das Sie anders einsortieren möchten, über den Radio Button neben dem Feld.

Über und können Sie das markierte Feld jeweils um eine Position nach oben oder unten schieben.

Sie können in das Feld neben dem Radio Button auch direkt die Zielpositionsnummer eingeben. Nach Betätigung von und wird das Feld direkt an die gewünschte Position verschoben.

Ein Exportfeld mit anderem Namen (Alias) benennen

In der Regel möchten Sie die Spalte in Ihrem Export anders benennen, als das exportierte Feld intern in der Datenbank heißt. Vergeben Sie dazu im Editierfeld neben der Feldbezeichnung einen neuen Namen (Alias). Speichern Sie den Alias über direkt über den Alias-Feldern.

Zwei oder mehrere Felder im Export zu einem Feld aneinanderfügen

Sie können zwei oder mehrere Felder aus der Datenbank in Ihrem Export zu einem Feld zusammenfügen. Die Feldinhalte werden dann mit Komma getrennt hintereinander gehängt. Betätigen Sie dazu neben dem ersten Feld. Das Alias-Eingabefeld wird jetzt durch das -Symbol ersetzt. Dies bedeutet, dass dieses Feld jetzt mit dem nächstfolgenden Feld zusammengefügt wird. Den Alias geben Sie jetzt beim nachfolgenden Feld ein. In analoger Weise können Sie auch beliebig viele Felder im Export aneinanderhängen. Betätigen Sie , um die Konkatenation wieder aufzuheben.

Die genaue Formatierung von Datetime-Feldern festlegen

Wenn Sie Felder vom Datentyp Datetime in Ihren Export aufnehmen, bietet INCAS FrontOffice Ihnen eine Auflistung aller möglichen Datums- und Uhrzeitformatierungen an. Wählen Sie aus, in welcher Form Datum bzw. Uhrzeit in Ihrem Export formatiert werden sollen.

Ihrem Export eine Leerspalte oder konstante Spalte hinzufügen

Sie können Ihrem Export auch Leerspalten oder Spalten mit einem konstanten Wert hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Wählen Sie aus der Liste aller exportierbaren Datenfelder den Eintrag ganz oben leeres Feld aus und fügen Sie dieses über in Ihren Export ein.
• Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Leerfeld über das Alias-Feld. Sichern Sie mit .
• Neben dem Leerfeld wird Ihnen ein Eingabefeld angezeigt. Wünschen Sie in Ihrem Export eine Leerspalte, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn in der Spalte ein konstanter Wert eingetragen werden soll, hinterlegen Sie diesen in diesem Feld.

Löschen eines Feldes aus Ihrem Export

Löschen Sie ein Feld aus Ihrem Export, indem Sie neben dem Feld betätigen.

• Definition und Übersetzungen der Felder

Festlegen der Ausführungsparameter für den Export

Legen Sie über fest, wie Ihr Export ausgeführt werden soll. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

Exporttyp	Bedeutung
manuell	Ihr Export wird nur von Ihnen manuell angestossen.
individuell	Wählen Sie diesen Exporttyp, wenn Sie den Export zu einem festdefinierten Zeitpunkt in der Zukunft automatisch ausführen lassen möchten. Geben Sie diesen Zeitpunkt über den Kalender ins Feld Einstellungen für individuell ein.
zeitbasierend	Über diesen Exporttyp können Sie Ihren Export regelmäßig an einem bestimmten Wochentag oder allen Wochentagen um eine bestimmte Uhrzeit automatisch ausführen lassen. Geben Sie Wochentag und Uhrzeit in die entsprechenden Felder ein.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, die erstellte Datenexport-Datei direkt per Mail zu versenden. Geben Sie dazu an:

Empfänger

Mailadresse des Empfängers

SMTP

Angabe des Mailservers, über den verschickt wird.

Absender

Eigene Mailadresse

Name

Eigener Firmenname