E-Mail Templates einrichten und versenden: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 9. Januar 2024, 09:53 Uhr

Mit Intracall haben Sie die Möglichkeit ein E-Mail Template mit einem Status zu verbinden, sodass Ihren Kunden automatisch eine E-Mail zugesendet wird,
wenn ihnen ein Status zugewiesen wird. Bevor das funktioniert, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen.

SMTP-Server einrichten

Zuerst muss ein SMTP-Server eingerichtet werden. Loggen Sie sich dazu mit einem Administratorenaccount in Intracall ein und öffnen Sie die 
die SMTP-Server Administration unter der Rubrik E-Mail.
Dort geben Sie nun die Daten Ihres SMTP-Servers ein und speichern diese ab.

Mailaccount hinzufügen

Damit nun E-Mails gesendet werden können, muss ein ausgehender Mailaccount hinzugefügt werden.
Öffnen Sie dazu die Mailaccount-Administration (ausgehend) unter der Rubrik E-Mail in der Intracall Administration. 
Geben Sie dort nun die Informationen Ihres Mailaccounts ein und speichern diese ab. 

E-Mail-Account einer Kampagne zuordnen

Bevor ein Template erstellt werden kann, muss der E-Mail-Account noch der Kampagne zugeordnet werden.
Hierzu öffnen Sie in der Administration im Bereich Kampagnen: Zuordnung Ausgehende Accounts (Kampagne) und fügen den erstellten Account der gewünschten Kampagne hinzu.

Template erstellen

Der nächste Schritt ist nun, ein solches Template zu erstellen. Dazu öffnen Sie die Template Konfiguration unter der Rubrik Templates.
Wählen Sie eine Kampagne aus, zu der das Template erstellt werden soll und klicken Sie auf .

Geben Sie dem Template einen Namen, wählen Sie den Typ des Templates aus und fügen Sie einen Mailaccount hinzu, von dem das Template aus gesendet werden soll. 
Die drei Spalten unterhalb des Texteingabefelds beinhalten Variablen, die automatisch definierten Text einfügen. 
Soll der Name des Kunden dynamisch sein, also bei jeder E-Mail anders, so wählen Sie ##Kontakte.name## aus.
Dadurch kann eine dynamische Begrüßung erstellt werden. 

Bsp.: 
Sehr geehrte/r Herr/Frau ##Kontakte.name##

wird zu

Sehr geehrte/r Herr/Frau Krause.

Status erstellen

Als letzter Schritt muss ein Status erstellt werden, zu dem das Template hinzugefügt wird. Somit wird jedem Kunden, dem dieser Status zugewiesen wurde, das Template verschickt.
Öffnen Sie dazu die Statusadministration (pro Kampagne) unter der Rubrik Kampagnen.
Wählen Sie zuerst eine Kampagne aus, zu der der Status erstellt werden soll. 
Nun geben Sie die Informationen zum Status ein.
Am Ende wählen Sie das Template aus, das mit dem Setzen des Status verschickt werden soll. 
WICHTIG: Sollte das Template gelöscht werden, muss die Zuodnung des Templates aus dem Status entfernt werden!

Nun werden automatisch E-Mails versendet, wenn der konfigurierte Status verendet wird.
Damit können beispielsweise automatisch Bestellbestätigungen oder der Inhalt eines Leitfadens verschickt werden.