Frontoffice Import: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 1. September 2016, 15:09 Uhr

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Die Funktionen des Import-Tools wurden in der neuen Version von Intracall in das Frontend integriert, um das Importieren von Datensätzen noch effizienter zu gestalten.
Außerdem wurde ein neues Feature hinzugefügt: der automatische Import.

In der neuen Version wird ein automatischer Import von Daten in einen Datenpool unterstützt. Hierzu muss die zu importierende Datei in einem SFTP Verzeichnis abgelegt werden.
Sie müssen in der Einrichtung des automatischen Imports nur einmalig die Felder zuordnen. Von diesem Zeitpunkt an übernimmt Intracall den Importvorgang für Sie.
In Zukunft legen Sie einfach eine Datei im SFTP Verzeichnis ab, Intracall erkennt dass eine Datei dort hinterlegt wurde und importiert diese automatisch.

Um Datensätze in Ihren Datenpool zu importieren, wählen Sie in der Intracall Administration, in der Kategorie Datensätze, den Punkt Import.
In der folgenden Ansicht wählen Sie bitte aus der Dropdown-Liste, die unter dem Punkt Kampagne zu finden ist die Kampagne aus, in die Sie die Datensätze importieren möchten.
Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Neuer Import, um mit der Erstellung eines Importes zu beginnen.

Im oberen Bereich des sich öffnenden Fensters steht ein temporärer Name “Neuer Import“.
Diesen können Sie aber im letzten Schritt des Importes ändern, um den neu erstellten Import von anderen, eventuell bestehenden Importen unterscheiden zu können.

Quelle

Im ersten Bereich Quelle geben Sie bitte den Ort an, an dem die Datei mit den zu importierenden Daten liegt.
Hierzu wählen Sie unter dem Punkt Type ob die Datei lokal, oder auf einem FTP Verzeichnis gespeichert ist.

Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass nur folgende Formate akzeptiert werden: .csv, .xls, .xlsx. Innerhalb der Quelldatei müssen die Daten mit einem Komma getrennt sein.
In der ersten Zeile der Quelldatei sollten Spaltenüberschriften stehen und kein Datensatz, da dieser beim Import gelöscht würde.
Wenn eine Excel Datei als Quelle genutzt wird, wird nur das erste Excel-Sheet eingelesen.
Falls mehr als ein Excel-Sheet in der Quelldatei vorhanden ist, werden alle weiteren nicht in den Import mit einbezogen.

Lokal:

Wenn die Datei lokal gespeichert ist, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus der Dropdown-Liste und betätigen die Schaltfläche Vorlage wählen.
Es öffnet sich ein Explorer Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können. Klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Wenn Sie den Import als Vorlage speichern möchten und die Daten nicht nach Erstellung des Importes direkt importieren lassen wollen,
setzen Sie den Haken bei dem Punkt Diese Datei im Anschluss importieren nicht.
Falls Sie die Daten nach der Erstellung des Importes automatisch importieren lassen möchten, setzen Sie den Haken.
Betätigen Sie nach Ihrer Auswahl die Schaltfläche Weiter.  

SFTP-Verzeichnis:

Wenn die Datei in einem SFTP-Verzeichnis gespeichert ist und Sie den automatischen Import nutzen möchten, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus der Dropdown-Liste.

Betätigen die Schaltfläche Vorlage wählen.
Es öffnet sich ein Explorer Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können. Klicken Sie anschließend auf Öffnen.
Die Datei wird nur als Vorlage für die Zuordnung genutzt, sie muss also nicht auf dem SFTP Server liegen.

Füllen Sie die Felder mit den benötigten Informationen:

• SFTP Verzeichnis: Hier geben Sie den Ort an, an welchem die Quelldatei, die die zu importierenden Daten enthält, gespeichert ist. Beispielsweise: sftp://sftp.incas.com:22/autoimport
  
• Nach Import verschieben nach: Hier geben Sie den Ort an, an dem die Datei nach dem Import verschoben wird. Beispielsweise: sftp://sftp.incas.com:22/autoimport/archiv
  
• Benutzer / Passwort: Hier geben Sie die Zugangsdaten an, um sich zu authentifizieren und auf das Verzeichnis auf dem SFTP Server zugreifen zu können.
  

Sie müssen den Import nicht manuell starten - dies geschieht automatisch, sobald eine Datei in dem angegebenen SFTP Verzeichnis liegt.
Es wird aktuell alle 5 Sekunden nach einer neuen Datei gesucht. Wenn eine Datei gefunden wurde, wird der Importvorgang gestartet.
Im Anschluss wird die Datei in das unter "Nach Import verschieben nach" angegebene Verzeichnis verschoben.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, betätigen Sie die Schaltfläche Weiter.

Zuweisung

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Quelldatei, den entsprechenden Tabellen und Spalten zuzuordnen.
Unter dem Punkt Quellspalte werden die Daten aufgelistet, die aus der Quelldatei gelesen wurden.

Bei einem fehlerfreien Einlesevorgang sind die Daten, ähnlich wie auf dem Bild zu sehen, sauber getrennt aufgelistet.
Die Dropdown-Listen neben den einzelnen Daten unter dem Punkt Quell Spalte sind, anders als im Bild, noch nicht ausgefüllt. 
Die Daten müssen Sie unter dem Punkt Ziel Tabelle einer Tabelle zuordnen, in die die Daten importiert werden sollen.

Zur Auswahl stehen: Kontakt, Aufgaben, Bankdaten, Kreditkarte und Dynamische Felder.

Unter dem Punkt Ziel Spalte wählen Sie bitte die zugehörige Spalte. Als einfaches Beispiel ist die Zahl 1 die Kundennummer und Anna der Vorname.
Sie haben die Möglichkeit, die Daten beim Import auf Dubletten prüfen zu lassen.
Bitte setzen Sie hierzu, unter dem Punkt Dublettencheck, in den gewünschten Spalten einen Haken.

Um unter dem Punkt Dynamische Felder eine Ziel Spalte auswählen zu können,
muss in der Kampagnen Konfiguration mindestens ein dynamisches Feld und die zugehörigen Datenbankfelder konfiguriert sein.

Für weitere Informationen zum Anlegen von dynamischen Feldern / Gesprächsleitfäden, besuchen Sie die folgende Seite der Dokumentation: Gesprächsleitfäden

Wenn Sie alle Punkte bearbeitet haben, betätigen Sie die Schaltfläche Weiter.

Hinweis: Es müssen nicht alle Felder zugewiesen werden.
Nicht zugewiesene Felder werden bei dem Importvorgang nicht berücksichtigt.
Nur Felder die zugewiesen sind werden importiert.

Datenpool

Hier können Sie den Datensatz einem oder keinem Datenpool zuordnen.
Die Auswahl "kein Datenpool" ist für Inbound Kampagnen gedacht, die nicht zwingend einen Kampagnenspezifischen Datenpool benötigen.
Sie können hier für eine Kampagne einen neuen Datenpool anlegen und direkt mit Datensätzen befüllen lassen.
Oder Sie entscheiden sich, die Daten in einen vorhandenen Datenpool zu importieren.

Um fortzufahren betätigen Sie die Schaltfläche Weiter

Blacklist

Hier haben Sie die Möglichkeit Blacklists auf die zu importierenden Datensätze anzuwenden und somit nicht gewünschte Datensätze, vor dem eigentlichen Import zu entfernen.
Wenn Sie diese Option nutzen möchten, setzen Sie einen Haken links neben dem Namen der Blacklist unter dem Punkt Aktiv.
Wenn keine Blacklists angezeigt werden, müssen Sie erst in der Intracall Administration entsprechende Blacklists anlegen.
Für weitere Informationen zum Anlegen von Blacklists, besuchen Sie die folgende Seite der Dokumentation: Blacklist

Um fortzufahren betätigen Sie die Schaltfläche "Weiter"

Dublettencheck

In der Dropdown-Liste Bereich können Sie wählen auf welche Kampagnen der Dublettencheck angewendet werden soll:

• Kampagne                       -         Aktuell gewählte Kampagne
• Alle Kampagnen               -         Alle Kampagnen (Aktiv und nicht aktiv)
• Alle aktiven Kampagnen    -         Nur aktive Kampagnen

Sie können den Import nur auf aktive Datenpools in den gewählten Kampagnen beschränken. Hierzu vor Nur aktive Datenpools einen Haken setzen.
Auch können nur Kontakte geprüft werden, die noch nicht den Status abgeschlossen erhalten haben. Hierzu vor Nur noch nicht abgeschlossene Kontakte prüfen einen Haken setzen.
Sie können Dubletten mit den neu eingelesenen Daten aktualisieren, sodass alte von neuen Einträgen überschrieben werden. (z.B. geänderte Telefonnummer / Nachname)
Hierzu vor Dubletten aktualisieren einen Haken setzen.

• Import Name: Hier können Sie dem Import einen individuellen Namen geben.
  
• E-Mail Adresse für Benachrichtigungen: Hier können Sie eine E-Mailadresse hinterlegen, auf die Benachrichtigungen zu den Importen versendet werden.
  

Um den Import fertigzustellen, betätigen Sie die Schaltfläche Fertig.

Hiermit ist der Import erstellt und kann nach Bedarf, mit den selben Einstellungen, beliebig oft genutzt werden.

Nutzen von bestehenden Importen

Wenn Sie einen gespeicherten Import starten möchten, betätigen Sie das Symbol unter dem Punkt Jetzt ausführen.
Diese Schaltfläche erscheint nicht bei dem automatischen Import über SFTP, da dieser selbstständig von Intracall ausgeführt wird.
Es wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Möglichkeit haben, eine Datei für den Import auszuwählen.
Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche Datei auswählen und wählen im Explorer Fenster die entsprechende Datei.
Wenn der Ladebalken bei 100% angelangt ist, betätigen Sie die Schaltfläche Ausführen, um mit dem Import zu beginnen

Um einen gespeicherten Import nach ihren Wünschen anpassen, betätigen Sie die Schaltfläche unter dem Punkt Ändern.
Hier müssen Sie, um die Zuordnung von Spalten zu ändern, erneut eine Quelldatei angeben.
In den folgenden Fenstern können Sie den Import, wie am Anfang der Seite beschrieben, bearbeiten.

Um die Historie des Importes einzusehen, betätigen Sie die Schaltfläche unter dem Punkt Verlauf.
Es wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine Übersicht Ihrer Importvorgänge sehen.
Zu jedem Importvorgang wird ein Protokoll hinterlegt, in dem Sie detaillierte Informationen zu dem jeweiligen Import einsehen können.
Betätigen Sie hierfür die Schaltfläche unter dem Punkt Protokoll bei dem gewünschten Importvorgang.

Mit der Schaltfläche unter dem Punkt Löschen, können Sie einen gespeicherten Import aus der Liste entfernen.
Warnung: Es wird nicht nach einer Bestätigung gefragt, der Import wird sofort gelöscht.